Comment mesurer l’efficacité de votre processus de recrutement et quelles actions mettre en place pour gagner en performance ? Le recrutement piloté par les données est la clé pour attirer de nouveaux talents de manière plus rapide et à moindre coût.

Un outil de suivi des candidatures (ATS) promet d’optimiser vos recrutements, mais son efficacité dépend de son utilisation. Mal utilisé, c’est une contrainte que les équipes de recrutement évitent, rendant la collecte de données pertinentes presque impossible. Mais maîtrisé, un ATS simplifie les tâches, responsabilise chaque acteur du processus grâce à des données fiables, et favorise la prise de décisions éclairées.

Dans cet article, nous nous intéresserons à deux indicateurs clés sur lesquels les équipes de recrutement s’appuient pour mesurer leur performance grâce à leur ATS : le délai et le coût (source de recrutement).

Délai : comment gagner en efficacité

« Le processus est trop long » : cette phrase est la principale critique que font les équipes de recrutement. Pour améliorer l’efficacité et raccourcir les délais, il est essentiel d’identifier les points de blocage.

Le suivi du temps passé à chaque étape est un indicateur clé qui, une fois analysé, peut mener à des ajustements efficaces. Dans la section suivante, nous détaillons les principales étapes du processus de recrutement, les causes possibles de délais prolongés et les solutions pour y remédier.

L’étude des candidatures

Si trop de candidats restent bloqués trop longtemps à cette étape, cela peut être dû à plusieurs facteurs :

• La charge de travail des recruteurs ;
• Un tri des candidatures reporté jusqu’à la fin du processus ;
• Des managers qui ne consultent pas les profils dans les délais impartis. 

Les solutions potentielles incluent :

• La mise en place de questions de présélections ou de tests de présélection couvrant les principaux critères pour le recrutement ;
• Un outil comme SmartAssistant qui identifie les candidats et propose les meilleurs profils grâce à des scores de matching (IA) ;
• Des SLA (accords de niveau de service) pour traiter les candidatures dans un délai précis ;
• Des automatisations qui font progresser les candidats aux différentes étapes en fonction de critères spécifiques.

Les entretiens

Si les candidats restent bloqués trop longtemps à l’étape des entretiens, cela peut être dû à : 

• Des délais dans la planification des entretiens ;
• Une faible disponibilité des intervieweurs ;
• Des retours tardifs des intervieweurs sur les candidats ;
• Des difficultés à se décider sur un candidat ;
• Des problèmes pour organiser les débriefs.

Les solutions potentielles incluent :

• La planification des entretiens intégrée au système de calendrier de l’entreprise ;
• L’auto-planification par le candidat ;
• L’envoi de rappels de feedback via Slack ou Teams ;
• Des fiches d’évaluation standardisées pour une évaluation plus équitable des candidats ;
• Des SLA (accords de niveau de service) pour les comptes rendus d’entretien et les décisions de recrutement.

Les offres

Si les candidats restent bloqués trop longtemps à l’étape des offres, cela peut être dû à :

• Des offres non compétitives ;
• Une processus laborieux de préparation des offres ;
• Une approbation tardive des offres ;
• La vérification des antécédents et des références. 

Les solutions potentielles incluent :

• L’accès à des meilleures données sur les salaires du marché ;
• Une bibliothèque de modèles d’offres intégrée à votre ATS ;
• Des SLA (accords de niveau de service) pour les personnes chargées d’approuver les offres ;
• L’intégration de prestataires à l’ATS pour la vérification des antécédents et des références.

Faire des comparaisons

Comparer le temps passé à chaque étape entre les membres de l’équipe, les fonctions ou départements, et les régions permet d’identifier où le processus fonctionne le mieux et où il peut être amélioré. Si un recruteur, un département ou une région est généralement plus rapide que les autres, analysez leurs pratiques pour en tirer des enseignements. Gardez à l’esprit que des différences culturelles entre régions ou des spécificités pratiques liées aux types de postes peuvent influencer les délais.

Responsabilisation

Examiner régulièrement les données sur le temps passé à chaque étape permet aux équipes de suivre leurs progrès et d’évaluer l’efficacité des ajustements mis en place.

Coût : Analyse des sources de recrutement

Identifier les canaux publicitaires qui génèrent le plus d’embauches permet aux équipes d’optimiser leurs budgets, de justifier les investissements dans la cooptation et la mobilité interne, et de démontrer le ROI d’outils comme un CRM.

Maîtriser les sources de recrutement

Lorsque vous analysez les sources de recrutement par type de poste, posez-vous les questions suivantes :

• Quelles sont nos meilleures sources de recrutement ?
• Quelles sources économiques (cooptation, mobilité interne) pouvons-nous privilégier ?
• Pouvons-nous allouer nos dépenses sur les canaux de sourcing plus efficacement ?
• Quelles sources permettent d’attirer des profils diversifiés ?
• La valeur ajoutée des sources est-elle cohérente ? Certaines peuvent être influencées par la saisonnalité. Existe-t-il un moyen d’assurer une régularité ou d’exploiter cette saisonnalité avec des campagnes de marketing de recrutement ?

Analyser les ratios

Lorsque vous comparez les différentes sources de recrutement, examinez les ratios. Parmi les ratios couramment utilisés :

• Nombre de candidatures par entretien
• Nombre de candidatures par offre
• Nombre d’entretiens par offre

Par exemple, une source qui génère de nombreuses candidatures mais peu d’entretiens peut révéler un décalage avec la cible, suggérant qu’il serait plus judicieux de réallouer vos budgets ailleurs.

Faire des comparaisons

Comme mentionné précédemment, comparer les données dans le temps, par type de poste ou par fonction peut révéler de nouvelles perspectives. Croiser les informations qualitatives (perceptions et observations) avec les données quantitatives (ce que montrent les chiffres) constitue un point de départ solide pour élaborer des solutions efficaces.

Favoriser la transparence

Les discussions en équipe permettent d’identifier les problèmes et de générer des idées d’optimisation. Exportez des graphiques pour vos présentations ou organisez des échanges avec partage d’écran et exploration des données en direct. Par ailleurs, les tableaux de bord partagés contribuent à instaurer une culture basée sur les données. Aligner toutes les parties prenantes renforce l’engagement et encourage la responsabilisation au sein de l’équipe recrutement.

SmartAnalytics : Le moteur du recrutement piloté par les données

SmartAnalytics de SmartRecruiters permet aux équipes de mettre en place une stratégie de reporting efficace. Grâce à cet outil, la création et la diffusion de rapports sont simplifiées, donnant aux équipes la possibilité d’explorer les données en profondeur et d’en extraire des insights pour accélérer les recrutements et réduire les coûts.

SmartAnalytics propose :

• Des tableaux de bord personnalisés : Une bibliothèque de tableaux de bord essentiels, centralisés en un seul endroit, avec les indicateurs les plus pertinents.
• Une diffusion automatisée des rapports : Une programmation des envois de rapports, avec des droits d’accès adaptés pour contrôler qui peut visualiser quelles données.
• Exploration et comparaisons : La possibilité d’effectuer des analyses approfondies et de comparer les données grâce à des outils de visualisation avancés.

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