Für den Einstellungserfolg ist ein gutes Reporting entscheidend. Denn wie wollen Sie ohne Reporting-Strategie wissen, ob Sie die besten Talente gewinnen, auswählen und einstellen – und zwar möglichst effizient und innerhalb des Budgetrahmens? Doch ein gutes Reporting für die Talentgewinnung (Talent Acquisition, TA) ist oft schwieriger, als es klingt. Berichte aus separaten Systemen oder Geschäftseinheiten

zusammenzustellen, kann immens viel Zeit kosten, und manchmal sind sie aufgrund einer mangelnden Datengenauigkeit nutzlos.

Gute Gründe für eine Reporting-Strategie

Eine solide Reporting-Strategie kann Ihnen und Ihrem Unternehmen auf vielerlei Weise helfen, Ihre Einstellungserfolge zu verbessern:

• Fortschritte bei der Zielerreichung in Echtzeit messen
• Barrieren im Einstellungsprozess aufdecken
• Erfolge bei Bemühungen um Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion messen
• Die Wirksamkeit neuer Strategien nachverfolgen, um bei Bedarf den Kurs wechseln zu können
• Die Talentgewinnung an anderen betrieblichen Funktionen ausrichten
• Stakeholder unternehmensweit informieren 
• Glaubwürdigkeit gegenüber leitenden Führungskräften und der Chefetage gewinnen
• Informieren über die nächsten Schritte zur Entwicklung einer verbesserten TA-Funktion
• Unterstützung für künftige TA-Initiativen erhalten
• Wirksame Strategien aufbauen, um im Talentmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben
• Karrierewirksame Win-Stories sammeln

So entwickeln Sie eine Reporting-Strategie für die Talentgewinnung

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Berichte immer noch manuell erstellen oder einen Teil Ihrer Reporting-Strategie bereits automatisiert haben – Sie können jetzt neu starten und Ihren Ansatz überdenken. Ziel ist es, den heutigen Anforderungen der Trendgewinnung gerecht zu werden, was bedeuten kann, dass Sie Prozesse, die bisher funktionierten, anpassen müssen. So legen Sie los.

1. Führen Sie ein Audit durch

Ein Reporting-Audit geht auf folgende Fragen ein:

• Welche Reportings werden derzeit ausgeführt? In welchen zeitlichen Intervallen?
• Wer ist für die Ausführung der Reportings verantwortlich und wer gibt sie weiter? Wie viel Zeit nimmt es in Anspruch?
• Welche Reporting-Tools stehen uns zur Verfügung? Nutzen wir derzeit das volle Potenzial vorhandener Dashboards?
• Wer erhält die Berichte? Sind es die richtigen Personen?
• Wer trifft anhand der Reportings Entscheidungen? Wie wird der Erfolg der getroffenen Maßnahmen gemessen?
• Wird mit den aktuellen Reportings der Bedarf Ihres Unternehmens wirksam gemessen? Fehlen Informationen, die bei Entscheidungen helfen würden? Identifizieren Sie Lücken.

2. Machen Sie sich die Unternehmensziele bewusst

Eine wirksame Reporting-Strategie berücksichtigt die Anforderungen des Unternehmens, z. B. Unterschiede zwischen Geschäftsbereichen, Standorten, Stellenarten usw. Sehen Sie sich bei der Ausarbeitung Ihrer Strategie die TA-Prozesse jedes betroffenen Unternehmens genau an. Bei SmartRecruiters empfehlen wir unseren Kunden das Hiring Success Business Assessment. Das Assessment hilft Unternehmen, ihren Reifegrad in Hinblick auf Mitarbeiter:innen, Prozesse und Technologien in 21 Bausteinen der Talentgewinnung zu ermitteln. Die Bausteine werden in drei Gruppen unterteilt: Talentgewinnung und -ansprache, Zusammenarbeit und Auswahl sowie Management und Betriebsmodell. 

Durch die Gegenüberstellung der betrieblichen Anforderungen und Ihrer aktuellen Einstellungspraktiken können Sie anhand der erzielten Verbesserungen erkennen, wo ein gutes Reporting die meiste Wirkung zeigt.

3. Sorgen Sie für eindeutige Daten

Talentgewinnungssysteme sind so konzipiert, dass sie hochwertige Daten liefern, jedoch nur, wenn man sie richtig einsetzt. Wenn Daten fehlen, weil das System schlecht angepasst wurde oder Tools nicht vernetzt sind, ist Ihre Reporting-Strategie ineffzient. Um eine korrekte Datenerfassung sicherstellen zu können, müssen Sie möglicherweise herausfinden, wo Prozessverbesserungen oder Vernetzungen von Systemen nötig sind.

4. Definieren Sie KPIs und richten Sie Benchmarks ein

Jedes Unternehmen braucht Leistungskennzahlen, die für die jeweilige Situation relevant sind. Benchmarks können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, daher ist es wichtig, Ziele vor Augen zu haben. So können Einzelne für die Erreichung dieser Ziele zur Verantwortung gezogen werden. Wenn beispielsweise die Einstellungsgeschwindigkeit Priorität hat und Hiring Manager laufend die Prozesse verlangsamen, weil sie sich zu viel Zeit für Entscheidungen nehmen, sollte man von Ihnen erwarten können, dass sie Anpassungen vornehmen, um Mitarbeiter:innen rechtzeitig einzustellen. 

5. Legen Sie den Reporting-Rhythmus fest

Welche Berichte werden wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich ausgeführt? Bestimmen Sie, wer für das Erstellen und Prüfen von Berichten verantwortlich ist. Setzen Sie Besprechungen an, in denen Ergebnisse frühzeitig geprüft werden, um die Teams auf denselben Stand zu bringen und ihr Verantwortungsbewusstsein zu entwickeln.

Ein strukturierter Reporting-Plan kann helfen, bei den einzelnen Akteuren Wissenslücken offenzulegen. Gegebenenfalls sind zusätzliche Schulungen durch einen Experten erforderlich, um Datenkompetenzen aufzubauen. Mit einer größeren Datenkompetenz lernen die Akteure, die Daten besser zu befragen und selbst Antworten finden. Datenkompetenz ist die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung. 

6. Richten Sie Dashboards ein und gehen Sie schrittweise vor

Eine gute Reporting-Strategie erfordert ein schrittweises Vorgehen. Vielleicht stellt sich mit dem Eingehen der Daten heraus, dass die ersten Dashboards nicht so nützlich sind, wie ursprünglich gedacht. Bis die Daten sauber sind, kann es einige Zeit dauern. Eventuell sind für einige Mitarbeiter:innen auch Schulungen erforderlich, damit sie alle Datenpunkte auf dem Dashboard verstehen. Mit der Zeit wird es Ihrem Team leichter fallen, Berichte auszuwerten und Einblicke zu gewinnen, die das Unternehmen vorwärts bringen.  

TA-Expertentools für erstklassige Reportings und Datenanalysen

Das Reporting ist in der Talentgewinnung eine hochspezialisierte Aufgabe. Um sie ausfüllen zu können, kann es anderen Business-Analyst-Teams an der nötigen Erfahrung (oder Kompetenztiefe) fehlen. Ein präzises, verwertbares Reporting ist für den Erfolg Ihrer Einstellungen wesentlich, und es ist entscheidend, wenn Sie das volle Potenzial Ihrer Recruiting-Funktion ausschöpfen möchten.

SmartRecruiters bietet eine Reihe von Reporting-Tools und -Services, die Teams die nötigen Einblicke liefern, um cleverer und schneller einzustellen. Das Angebot umfasst folgende Tools:

• SmartAnalytics: Greifen Sie auf vorkonfigurierte Dashboards mit modernen Filtermöglichkeiten und stabilen Sharing-Funktionen zu
• Report Builder: Erstellen Sie mithilfe von integrierten Vorlagen wiederkehrende Berichte – automatisch und individuell angepasst
• Reporting API: Führen Sie aus beliebigen SmartRecruiters-Datenfeldern maßgeschneiderte Berichte in Ihrem bevorzugten BI-Tool aus
• SmartSuccess Talent Strategy & Insights: Nutzen Sie die Expertise eines erfahrenen Beraters, um Tableau-Dashboards und umsetzbare Erfolgspläne zu entwickeln, die auf Ihre speziellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Ein verwertbares Reporting ist für die Umgestaltung Ihrer Talentgewinnung wesentlich. Der Report Builder von SmartRecruiters brachte bei Colliers EMEA maßgeblich Veränderungen voran, die nötig waren, um die Kosten für Personalvermittlungen zu reduzieren und die langfristige Bindung von neu eingestellten Mitarbeiter:innen um 25 %zu steigern. 

„SmartRecruiters versetzt uns in die Lage, Tendenzen in unserem Recruiting-Prozess zu verstehen, die Qualität der Abläufe zu bewerten und Chancen zu erkennen. Außerdem lässt sich die Lösung wirklich intuitiv bedienen, sodass man nichts falsch machen kann.“ 

– Handyside, Director of Talent Acquisition, EMEA, Colliers

Ihre Reporting-Strategie ist bereit für das nächste Level? Wir sind da, um zu helfen. Erfahren Sie schon heute mehr.